Sig aldrig ja til en opgave, inden du kender den
Kender du det, at kollegaen har givet en opgave videre til dig, men det blev lidt forhastet, så du fik ikke alle informationerne?
Mangelfuld overlevering af opgaver foregår desværre hver dag rundt om i de danske virksomheder, og det er ødelæggende for samarbejdet og effektiviteten.
For nyligt hjalp jeg et team, som servicerer et stort kontorhus. Teamet havde udfordringer med deres opgaveoverlevering, hvilket bidrog til lange diskussioner, frustration og dårlig stemning i teamet.
Det viste sig, at alle skulle være bedre til at spørge ind til en overleveret opgave, så opgaveløsningen bliver rigtig.
Her kommer de seks vigtigste punkter, som du kan bruge på din arbejdsplads:
1. Fortæl præcist, hvad opgaven går ud på. Så ved din kollega, hvad det drejer sig om.
2. Beskriv, hvad beviset er, for at opgaven er fuldført! Så ved din kollega, hvornår opgaven er færdig!
3. Fortæl, hvad det betyder for sagen, at opgaven bliver løst. Det skaber motivation!
4. Hvis muligt, referer til en tidligere lignende opgave. Det gør opgaven nemmere at forstå.
5. Aftal et tidspunkt for, hvornår opgaven er løst. Så undgår I misforståelser.
6. I skal afstemme eventuelle løse ender, inden modtageren af opgaven siger JA. ”Nu er opgaven modtaget, og vi har en aftale”.
Overlevering af opgaver virker måske som en enkel ting, men jeg oplever ofte at det er et af kilderne til misforståelse og dårligt samarbejde.
Hvordan fungerer overlevering af opgaver hos jer?
Slå en positiv tone an.