Kender du det, at kollegaen har givet en opgave videre til dig, men det blev lidt forhastet, så du fik ikke alle informationerne?
Mangelfuld overlevering af opgaver foregår desværre hver dag rundt om i de danske virksomheder, og det er ødelæggende for samarbejdet og effektiviteten.
For nyligt hjalp jeg et team, som servicerer et stort kontorhus. Teamet havde udfordringer med deres opgaveoverlevering, hvilket bidrog til lange diskussioner, frustration og dårlig stemning i teamet.
Det viste sig, at alle skulle være bedre til at spørge ind til en overleveret opgave, så opgaveløsningen bliver rigtig.
1. Fortæl præcist, hvad opgaven går ud på. Så ved din kollega, hvad det drejer sig om.
2. Beskriv, hvad beviset er, for at opgaven er fuldført! Så ved din kollega, hvornår opgaven er færdig!
3. Fortæl, hvad det betyder for sagen, at opgaven bliver løst. Det skaber motivation!
4. Hvis muligt, referer til en tidligere lignende opgave. Det gør opgaven nemmere at forstå.
5. Aftal et tidspunkt for, hvornår opgaven er løst. Så undgår I misforståelser.
6. I skal afstemme eventuelle løse ender, inden modtageren af opgaven siger JA. ”Nu er opgaven modtaget, og vi har en aftale”.
Overlevering af opgaver virker måske som en enkel ting, men jeg oplever ofte at det er et af kilderne til misforståelse og dårligt samarbejde.
Hvordan fungerer overlevering af opgaver hos jer?
Slå en positiv tone an.
Leo
Nu ser vi mulighederne i hverdagen
Vi ville en positiv forandring i vores organisation, og derfor fik vi René Oehlenschlæger fra O2 til at lave en event om positiv psykologi for os. Der var en del korslagte arme til at begynde med, men de var væk efter ti minutter. René har en fantastisk energi, der smitter, og så har han en stærk faglighed og bruger konkrete eksempler, så han får alle med. Han fik virkelig åbnet op for sluserne og fik os til at lege, så den mellemmenneskelige relation mellem vores medarbejdere kom i spil. Vi har kun fået positive tilbagemeldinger på eventen, og vi har fået gode værktøjer med til at se mulighederne i hverdagen.
– Carsten Hansen, salgsdirektør i, SanistålVi kan alle sammen påvirke hinandens arbejdsdag positivt
Når man arbejder i det offentlige, er der nogle politiske beslutninger, som man ikke har indflydelse på. Det kan vi ikke ændre, men vi kan ændre den måde, vi håndterer beslutningerne på. Det er en af de vigtige tanker, vi tager med fra vores temadag om positiv psykologi ved René Oehlenschlæger. Vi havde 40 medarbejdere med, og efterfølgende fik jeg spontant masser af positive tilbagemeldinger på dagen med René. Jeg bruger også selv indhold fra kurset i min arbejdsdag og på mine kurser. En bonus var, at temadagen bragte vidt forskellige faggrupper sammen fra hele kommunen, og derfor er vores interne netværk blevet stærkere.
– Uffe Hvidkær, HR-konsulent i, Nyborg KommuneDet var vigtigt for os at finde en person, der ikke kun havde de faglige kvalifikationer, der er forbundet med jobbet, men også en person som passede ind og bidrage positivt til vores afdeling og kultur.
Vi har fået den person – og det fungerer bare.
Vi vil selv være den drivende kraft, når vi skal ansætte nye medarbejdere til vores afdeling. Vi er jo trods alt dem, der kender vores afdeling bedst. Det giver os stor værdi at være med i hele processen – helt fra A til Å. Men det betyder også, at vi selv står for udarbejdelse af stillingsopslag, gennemlæsning af ansøgninger og CV’er, udtagelse til og gennemførelse af interviews osv. Men ansættelser er ikke noget vi gør hver dag, og derfor er vi ikke eksperter indenfor området. For at kunne arbejde så målrettet og fokuseret som muligt, har vi benyttet os af Leo Oehlenschlæger som sparringspartner og rådgiver i forbindelse med rekrutteringen. Det har fungeret rigtig godt, optimeret og professionaliseret ansættelsesprocessen og gjort at vi har kunnet holde fokus, så vi har følt os mere sikre i valget af den kandidat vi havde brug for”.
– Søren Bagge, Københavns ProfessionshøjskoleVi er blevet bedre til at hjælpe vores kunder
Vi ville gerne være et endnu bedre sted for vores kunder, så vi valgte et forløb med Leo Oehlenschlæger, og det viste sig bare at være spot on! Leo præsenterede indholdet, så det var lettilgængeligt og med stor humor. Alt var tæt knyttet til vores hverdag på hørecenteret, og jeg synes virkelig, at vi gennem indsigt har fået udsigt. Vi forstår nu hinandens personlighedsprofiler og kan derfor også arbejde meget mere effektivt sammen som team. Leo satte også profilerne i spil over for vores kundetyper, og vi har fået nogle gode redskaber til at forstå og dermed hjælpe vores kunder bedre. Det har været enkelt og effektivt, og i forhold til min bundlinje så er Leo alt for billig.
– Jacob Spalding, teknisk audiolog og ejer af, SpaldingVi fik den helt rette til jobbet
Frygten for at ansætte den forkerte fyldte en hel del, da vi skulle ansætte den næste medarbejder her hos Østergaards Auto. En mindre virksomhed som vores kan påvirkes voldsomt, hvis vi får den forkerte person indenfor døren. Leo Oehlenschlæger har været en lille investering i forhold til de udgifter og ubehagelige konsekvenser, der kan være forbundet med en fejlansættelse. Leo er god til at finde det rigtige match. Hos os handlede det for eksempel om at finde en, der var pligtopfyldende og ikke havde rod i tingene, en man kunne betro store værdier og i det hele taget stole på. Det har vi fået, og jeg følte mig helt tryg ved, at Leo testede kandidaterne og på den måde fandt frem til den helt rigtige medarbejder. Så kan jeg godt lide, at Leo kan finde på at ringe for at følge op på, om alt stadig er, som det skal være. Det giver plads til sparring og forbedringer. Han er ærlig – og det er jo det, man kan bruge til noget.
– Mikkel Østergaard, Ejer hos, Østergaards AutoNu forstår vi hinanden bedre i teamet
Vi ønskede at optimere samarbejdet i vores administration, og Leo Oehlenschlæger førte os gennem et fantastisk veltilrettelagt forløb, hvor vi lærte meget om hinanden i teamet. Der var et rigtigt fint miks af teori og øvelser, og det var spændende at høre om de forskellige adfærdstyper og vores sammensætning. Det gav os en bedre indsigt i, hvordan vi hver især arbejder og reagerer, og sammen med Leo fik vi fokus på de ting, der fungerer rigtig godt i teamet. Vi fik også i fællesskab lavet konkrete aftaler om, hvordan vi forbedrer de områder, hvor samarbejdet kan optimeres og styrkes. Jeg har kun fået positive tilbagemeldinger på forløbet med Leo, og det har været et meget fint arbejdsredskab i forhold til at opnå forståelse for hinanden og få et fælles fokus på, hvordan vi gør tingene endnu bedre.